#EVENTPROFS
1)Que fait une agence événementielle ?
Elle s’occupe de votre projet événementiel de A à Z. Ce métier regorge d’imprévus. Pour vous aider à profiter pleinement de votre manifestation, une agence événementielle s’occupe de vous aider à gérer votre événement, à trouver le thème idéal et à prospecter les meilleurs tarifs de prestations événementielles sur le marché, toute en vous proposons des concepts innovants pour faire parler de vous auprès de vos convives.
2) Pourquoi ?
Une agence événementielle vous évite des heures de stress et de recherche et vous fera gagner du temps. Ces agences assurent des services qui varient allant de la simple location de prestations à la prise en charge total de l’organisation d’un événement. Quelle que soit la nature votre événement, il est nécessaire d’avoir une maîtrise des services logistiques et une compréhension des besoins de votre manifestation pour favoriser l’interaction et faire parler de vous auprès de votre public ciblé. De par ces années d’expérience dans ce domaine, une agence événementielle aura acquis un savoir-faire indispensable qui lui aura valu les remerciements et les recommandations de ses clients. Mais aussi, un accès à une base de données qui faciliteront votre choix et alimenteront votre vision.
3) Parlant budget : un organisateur événementiel coûte combien ?
Ce n’est pas l’organisateur en lui-même qui coûte, mais les prestations que vous sélectionnerez. Selon votre budget, l’expertise d’un organisateur événementiel réside dans sa capacité à adapter votre budget à votre vision de l’événement. Il/Elle vous proposera des fournisseurs pour tous types de prestations, les lieux, le matériel, la décoration, etc. Et bien évidemment, vous aurez le dernier mot. Il est notamment important de souligner qu’un organisateur événementiel vous évitera des dépenses inutiles et vous trouvera le meilleur prix, en partie, grâce à sa connaissance des différents fournisseurs sur le marché.
4) Planning Vs. Management : les différentes prestations d’une agence événementielle
Planning :
• Sélection d’un thème pour l’événement – Choix de la palette de couleurs
• Développer un budget
• Sélection d’un lieu
• Négociation des contrats hôteliers
• Embauche de fournisseurs externes
• Planification du menu
• Sélection de conférenciers ou de divertissements
• Coordination du transport
• Développer des invitations, cadeaux ou trophées
Management :
• Réservation d’un emplacement pour un événement
• Coordination des fournisseurs
• Concevoir un plan d’urgence pour la gestion d’une crise
• Assurer le respect des normes de santé et de sécurité
• Gestion du personnel responsable de chaque fonction
• Superviser l’exécution d’un événement
• Suivi de l’événement
• Résolution des situations d’événement sur site
À noter que ces deux listes ne sont pas exhaustives.
