Trouver leur domaine d’expertise.

Si vous envisagez d’organiser un séminaire, vous éviterez sûrement de vous attarder sur les prestataires qui se spécialisent dans les team-building ou les foires. Même si les services qu’ils proposent inclus les manifestations de tout genre, il est indéniablement plus prudent de travailler avec un prestataire qui a déjà eu affaire à ce genre d’événement. Il connaît tous les aléas et les risques qui peuvent se présenter dans ce genre de contexte événementiel et peut vous conseiller sur les meilleurs services à intégrer à votre manifestation et les innovations qui sont propres au type de manifestation choisi ainsi que les tarifs les plus avantageux sur le marché. 

Consulter le format de leurs événements précédents.

Une expertise non-négligeable dans les événements de grande envergure est importante si vous comptez organiser une manifestation qui mise sur le nombre de participants à l’instar des séminaires, congrès et salons. Cette expertise est acquise en se spécialisant dans ce genre d’événements de masse qui requiert une maîtrise sans faute de la gestion logistique et de la planification événementielle à grande échelle. Si vous choisissez néanmoins de faire confiance à un prestataire qui n’est pas établit dans ce type de manifestation, privilégier celui qui a déjà travaillé sur des projets avec des thématiques similaires à la vôtre et qui ne soit pas inconnu auprès de vos collaborateurs. 

Informez-vous sur leurs tarifs.

Après le contact initial, il faut se pencher sur les questions de budget. Un professionnel de l’événementiel connaît le prix de chaque prestation dont vous aurez besoin. En outre, il travaille avec des prestataires avec qui il peut négocier les prix des performances exigées. Cet avantage lui procure des tarifs réduits dont vous, en tant que client, allez en bénéficier. Un professionnel sait qu’un prix trop élevé va alarmer le client et qu’un prix bon marché va paraître comme une arnaque. Il essaiera d’adapter les coûts de la manifestation à votre budget en essayant de vous proposer un bon rapport qualité/prix. S’il s’avère que les tarifs proposés dans le devis que vous allez obtenir sont trop beaux pour être vrais, c’est sûrement le cas. Naturellement, vous devez enquêter sur les prix proposés sur le marché et essayer de comparer plusieurs agences pour trouver celle qui vous convient. 

En somme, il faut retenir trois choses en cherchant votre prestataire événementiel idéal : trouver une agence qui se niche dans le type de manifestation que vous comptez organiser, consulter le format des événements qu’ils ont déjà réalisé et des thématiques sur lesquels ils ont déjà travaillé, et enfin, consulter les budgets avec lesquels ils peuvent travailler. 

Chez Tunisie Congres, nous nous fixons des normes pour travailler avec nos clients qui sont constamment renouvelés selon la demande du marché. Nous privilégions le rapport qualité/prix pour assurer un niveau de satisfaction élevé auprès de nos clients. La transparence reste la clé de notre réussite. Notre agence propose des tarifs justifiés par le coût réel de la prestation organisée. Pour des prestations de qualité et des prix étudiés dans l’organisation de vos événements professionnels, faites appel à Tunisie Congres. 

Maya Ksibi est notre consultante en Social Média et fait partie de notre équipe depuis 2018.
Lisez tous ses articles sur notre site.

1)Que fait une agence événementielle ? 

Elle s’occupe de votre projet événementiel de A à Z. Ce métier regorge d’imprévus. Pour vous aider à profiter pleinement de votre manifestation, une agence événementielle s’occupe de vous aider à gérer votre événement, à trouver le thème idéal et à prospecter les meilleurs tarifs de prestations événementielles sur le marché, toute en vous proposons des concepts innovants pour faire parler de vous auprès de vos convives.

2) Pourquoi ?

Une agence événementielle vous évite des heures de stress et de recherche et vous fera gagner du temps. Ces agences assurent des services qui varient allant de la simple location de prestations à la prise en charge total de l’organisation d’un événement. Quelle que soit la nature votre événement, il est nécessaire d’avoir une maîtrise des services logistiques et une compréhension des besoins de votre manifestation pour favoriser l’interaction et faire parler de vous auprès de votre public ciblé. De par ces années d’expérience dans ce domaine, une agence événementielle aura acquis un savoir-faire indispensable qui lui aura valu les remerciements et les recommandations de ses clients. Mais aussi, un accès à une base de données qui faciliteront votre choix et alimenteront votre vision.

3) Parlant budget : un organisateur événementiel coûte combien ? 

Ce n’est pas l’organisateur en lui-même qui coûte, mais les prestations que vous sélectionnerez. Selon votre budget, l’expertise d’un organisateur événementiel réside dans sa capacité à adapter votre budget à votre vision de l’événement. Il/Elle vous proposera des fournisseurs pour tous types de prestations, les lieux, le matériel, la décoration, etc. Et bien évidemment, vous aurez le dernier mot. Il est notamment important de souligner qu’un organisateur événementiel vous évitera des dépenses inutiles et vous trouvera le meilleur prix, en partie, grâce à sa connaissance des différents fournisseurs sur le marché.

4) Planning Vs. Management : les différentes prestations d’une agence événementielle

Planning :

• Sélection d’un thème pour l’événement – Choix de la palette de couleurs
• Développer un budget
• Sélection d’un lieu
• Négociation des contrats hôteliers
• Embauche de fournisseurs externes
• Planification du menu
• Sélection de conférenciers ou de divertissements
• Coordination du transport
• Développer des invitations, cadeaux ou trophées

Management :

• Réservation d’un emplacement pour un événement
• Coordination des fournisseurs
• Concevoir un plan d’urgence pour la gestion d’une crise
• Assurer le respect des normes de santé et de sécurité
• Gestion du personnel responsable de chaque fonction
• Superviser l’exécution d’un événement
• Suivi de l’événement
• Résolution des situations d’événement sur site

À noter que ces deux listes ne sont pas exhaustives.

Maya Ksibi est notre consultante en Social Média et fait partie de notre équipe depuis 2018.
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