La Situation Actuelle.

Le tourisme d’affaire a été grandement impacté par la situation actuelle émanant des mesures gouvernementales par rapport aux rassemblements de masse et des restrictions de voyage. Les agences événementielles semblent se tourner vers les webinars (Web et séminaires) comme solution temporaire à une situation qui, pour l’instant, reste incertaine.

Beaucoup spéculent sur le format des événements futur après la reprise du secteur. Le terme hybride revient très souvent dans ce contexte et nécessite l’introduction de ce concept pour comprendre de quoi il s’agit réellement.

Le Modèle Hybride : L’événement du Futur.

L’événement hybride est l’amalgame d’un événement physique et d’un événement virtuel (en ligne). Ce concept allie la présence physique d’un public et la présence virtuelle d’un autre qui participent au même événement à partir d’endroits différents. Cela permet d’atteindre un large public qui peut participer activement à l’événement tout en étant derrière leur écran. Cette idée innovante n’est toutefois pas inconnue. La notion de diffusion en direct, introduite sur les réseaux sociaux, a longuement contribuée au succès des événements qui visent à toucher un plus large public.

Afin de réussir un événement en ligne, il faut séduire le public grâce à un concept innovant et interactif qui dépassera le contenu visuel et compensera par des thématiques passionnantes car, il faut le préciser, ce public derrière l’écran peut quitter l’événement par un simple clic. Les compagnies souhaitant exploiter à la fois le virtuel et le physique pour leurs événements, feront appel aux spécialistes du domaine pour mettre en scène une stratégie événementielle alliant les deux présences.

Entre en scène l’événement hybride qui fera usage des outils en ligne (streaming direct, sondages, quiz ou un échange d’idées…) pour interagir avec le public derrière l’écran, des intervenants ou des artistes en direct, une organisation hors-pair, et un public limité sur place. Le but de ce modèle est d’élargir l’audience et d’amoindrir le coût d’un événement 100% physique. La question reste de savoir quel modèle choisir pour son événement : Hybride, physique ou virtuel.

Pourquoi Choisir le Modèle Hybride ?

Le modèle événementiel Hybride reste le plus prometteur pour ces raisons :

• Une vision plus décontractée des événements. Avoir le choix d’assister à un événement ou de le suivre sans se déplacer. Si l’objectif de l’événement est de cibler un public à l’échelle internationale, ce concept est le meilleur allié.
• Des événements qui jouent sur l’innovation. Quoi de mieux qu’un événement qui joue sur une présence physique et une présence en ligne et qui investit dans une plateforme digitale pour donner les mêmes avantages d’un événement physique (badges, inscription, stands…)
• Des attentes élevées. Chaque année qui passe, l’événementiel se réinvente avec encore plus de choix, d’idées et de concepts. On attend du changement, de l’originalité et de l’authenticité des événements en 2021. Choisir Hybride comme modèle événementiel ne passera pas inaperçu.

Pour qu’un modèle hybride réussisse, il est important que le public qui assiste en ligne et ceux qui assistent sur place interagissent. La création d’un événement hybride doit impérativement tenir compte des deux expériences virtuelle et physique et utiliser les technologies adéquates pour mieux exploiter ce concept.

Maya Ksibi est notre consultante en Social Média et fait partie de notre équipe depuis 2018.
Lisez tous ses articles sur notre site.

Trouver leur domaine d’expertise.

Si vous envisagez d’organiser un séminaire, vous éviterez sûrement de vous attarder sur les prestataires qui se spécialisent dans les team-building ou les foires. Même si les services qu’ils proposent inclus les manifestations de tout genre, il est indéniablement plus prudent de travailler avec un prestataire qui a déjà eu affaire à ce genre d’événement. Il connaît tous les aléas et les risques qui peuvent se présenter dans ce genre de contexte événementiel et peut vous conseiller sur les meilleurs services à intégrer à votre manifestation et les innovations qui sont propres au type de manifestation choisi ainsi que les tarifs les plus avantageux sur le marché. 

Consulter le format de leurs événements précédents.

Une expertise non-négligeable dans les événements de grande envergure est importante si vous comptez organiser une manifestation qui mise sur le nombre de participants à l’instar des séminaires, congrès et salons. Cette expertise est acquise en se spécialisant dans ce genre d’événements de masse qui requiert une maîtrise sans faute de la gestion logistique et de la planification événementielle à grande échelle. Si vous choisissez néanmoins de faire confiance à un prestataire qui n’est pas établit dans ce type de manifestation, privilégier celui qui a déjà travaillé sur des projets avec des thématiques similaires à la vôtre et qui ne soit pas inconnu auprès de vos collaborateurs. 

Informez-vous sur leurs tarifs.

Après le contact initial, il faut se pencher sur les questions de budget. Un professionnel de l’événementiel connaît le prix de chaque prestation dont vous aurez besoin. En outre, il travaille avec des prestataires avec qui il peut négocier les prix des performances exigées. Cet avantage lui procure des tarifs réduits dont vous, en tant que client, allez en bénéficier. Un professionnel sait qu’un prix trop élevé va alarmer le client et qu’un prix bon marché va paraître comme une arnaque. Il essaiera d’adapter les coûts de la manifestation à votre budget en essayant de vous proposer un bon rapport qualité/prix. S’il s’avère que les tarifs proposés dans le devis que vous allez obtenir sont trop beaux pour être vrais, c’est sûrement le cas. Naturellement, vous devez enquêter sur les prix proposés sur le marché et essayer de comparer plusieurs agences pour trouver celle qui vous convient. 

En somme, il faut retenir trois choses en cherchant votre prestataire événementiel idéal : trouver une agence qui se niche dans le type de manifestation que vous comptez organiser, consulter le format des événements qu’ils ont déjà réalisé et des thématiques sur lesquels ils ont déjà travaillé, et enfin, consulter les budgets avec lesquels ils peuvent travailler. 

Chez Tunisie Congres, nous nous fixons des normes pour travailler avec nos clients qui sont constamment renouvelés selon la demande du marché. Nous privilégions le rapport qualité/prix pour assurer un niveau de satisfaction élevé auprès de nos clients. La transparence reste la clé de notre réussite. Notre agence propose des tarifs justifiés par le coût réel de la prestation organisée. Pour des prestations de qualité et des prix étudiés dans l’organisation de vos événements professionnels, faites appel à Tunisie Congres. 

Maya Ksibi est notre consultante en Social Média et fait partie de notre équipe depuis 2018.
Lisez tous ses articles sur notre site.

1)Que fait une agence événementielle ? 

Elle s’occupe de votre projet événementiel de A à Z. Ce métier regorge d’imprévus. Pour vous aider à profiter pleinement de votre manifestation, une agence événementielle s’occupe de vous aider à gérer votre événement, à trouver le thème idéal et à prospecter les meilleurs tarifs de prestations événementielles sur le marché, toute en vous proposons des concepts innovants pour faire parler de vous auprès de vos convives.

2) Pourquoi ?

Une agence événementielle vous évite des heures de stress et de recherche et vous fera gagner du temps. Ces agences assurent des services qui varient allant de la simple location de prestations à la prise en charge total de l’organisation d’un événement. Quelle que soit la nature votre événement, il est nécessaire d’avoir une maîtrise des services logistiques et une compréhension des besoins de votre manifestation pour favoriser l’interaction et faire parler de vous auprès de votre public ciblé. De par ces années d’expérience dans ce domaine, une agence événementielle aura acquis un savoir-faire indispensable qui lui aura valu les remerciements et les recommandations de ses clients. Mais aussi, un accès à une base de données qui faciliteront votre choix et alimenteront votre vision.

3) Parlant budget : un organisateur événementiel coûte combien ? 

Ce n’est pas l’organisateur en lui-même qui coûte, mais les prestations que vous sélectionnerez. Selon votre budget, l’expertise d’un organisateur événementiel réside dans sa capacité à adapter votre budget à votre vision de l’événement. Il/Elle vous proposera des fournisseurs pour tous types de prestations, les lieux, le matériel, la décoration, etc. Et bien évidemment, vous aurez le dernier mot. Il est notamment important de souligner qu’un organisateur événementiel vous évitera des dépenses inutiles et vous trouvera le meilleur prix, en partie, grâce à sa connaissance des différents fournisseurs sur le marché.

4) Planning Vs. Management : les différentes prestations d’une agence événementielle

Planning :

• Sélection d’un thème pour l’événement – Choix de la palette de couleurs
• Développer un budget
• Sélection d’un lieu
• Négociation des contrats hôteliers
• Embauche de fournisseurs externes
• Planification du menu
• Sélection de conférenciers ou de divertissements
• Coordination du transport
• Développer des invitations, cadeaux ou trophées

Management :

• Réservation d’un emplacement pour un événement
• Coordination des fournisseurs
• Concevoir un plan d’urgence pour la gestion d’une crise
• Assurer le respect des normes de santé et de sécurité
• Gestion du personnel responsable de chaque fonction
• Superviser l’exécution d’un événement
• Suivi de l’événement
• Résolution des situations d’événement sur site

À noter que ces deux listes ne sont pas exhaustives.

Maya Ksibi est notre consultante en Social Média et fait partie de notre équipe depuis 2018.
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